Betriebssysteme verwenden zum Speichern von Daten die verschiedensten Dateisysteme. Jedes Dateisystem besitzt seine eigenen Regeln hinsichtlich der maximalen Länge eines Namens und der erlaubten Zeichen. Dabei sollte man nicht übersehen, dass zu einem Dateinamen immer auch der Gerätename und der Pfad zum Speicherort dazugehören. Hinzu kommen oft nicht erlaubte Wörter, da sie im Zusammenhang mit Betriebssystemfunktionen stehen (z. B. bei Windows: COM, LPT).
Für das eigene Endgerät lassen sich mit etwas Zeitaufwand die gesetzten Beschränkungen herausfinden. Im Zeitalter der weltweiten Vernetzung kennt man jedoch in der Regel nicht die "Spielregeln" der anderen Endgeräte.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind auch folgende Fragen: Wie benennt man eine Datei, um sich in der schnell wachsenden Datenmenge zurechtzufinden und den Überblick zu behalten? Welches Dateiformat sollte man wählen, damit man die Datei auch nach vielen Jahren noch öffnen und bearbeiten kann?
Professionelle Dateimanagementsysteme spielen in der Schule noch keine Rolle. Erstellen Sie sich ein eigenes Dateiablagesystem, welches den eigenen Bedürfnissen gerecht wird und Ihnen hilft, auf lange Sicht den Überblick zu behalten.
Die nachfolgenden Informationen orientieren sich an der DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung, 2020).
Datei- und Ordnernamen
Verwenden Sie nur die Kleinbuchstaben a bis z des englischen Alphabets, die Ziffern 0 bis 9, den Bindestrich und den Unterstrich (_).
Der Dateiname sollte aus mehreren Bestandteilen bestehen. Ihre Reihenfolge wird einmalig festgelegt und dann beibehalten.
Mögliche Bestandteile sind z. B.:- das Datum in der Form jjjj-mm-tt
- eine Bezugsperson
- ein Kennzeichen für die Dokumentart oder für den Bearbeitungsstatus
- eine Versionsnummer
- ein Stichwort zum Inhalt
Im Dateimanager kann der Ordnerinhalt nach dem Dateinamen sortiert werden. Ordnen Sie also die gewünschten Bestandteile entsprechend Ihren Bedürfnissen. Das wichtigste Merkmal steht links.
Die Ordnerstruktur sollte nicht zu viele Ebenen bzw. Unterebenen besitzen und vor dem Speichern der ersten Datei fertig angelegt sein.
Als Richtlinie gilt: Maximal zehn Ordner in einer Ebene und maximal drei Unterebenen.
Dies würde bedeuten, dass
man damit bei vier Ebenen insgesamt 10*10*10*10=10000 Ordner "im Blick" behalten muss. Das ist schon recht viel.
Die Benennung der Ordner orientiert sich am Verwendungszweck bzw. Einsatzgebiet. Man verwendet kurze eindeutige Begriffe oder eine Nummerierung mit Dezimalzahlen.
Archivieren
** Der Inhalt ist in Bearbeitung. **
Beispiel
Der Ordner schule befindet sich in der obersten Ebene und trennt beispielsweise die schulischen von den privaten Daten. Darunter befinden sich die Ordner für die einzelnen Fächer.
Ergänzt wird das System durch einen geeigneten Dateinamen.
Jedes Fach besitzt die gleichen Unterordner, die folgenden Zweck erfüllen:
| abgeben: | Beinhaltet Dateien, die als Aufgabe an den Lehrer abgegeben wurden. Dateiname: Lehrername‑Stichwort‑Abgabedatum Beispiel: reissner‑beleg‑2020‑06‑19.pdf |
| archiv: | Hier wird die Ordnerstruktur eines Faches mit den darin
enthaltenen Dateien im gepackten Format abgelegt. Damit ist es z. B. möglich, ein neues Schuljahr mit einem leeren Ordner zu beginnen. Dateiname: Stichwort‑Ablagedatum Beispiel: kurs12_2_technik‑2020‑06‑01.7z |
| inbearbeitung: | Beinhaltet Dateien, die sich geade in
Bearbeitung befinden. Nach der Fertigstellung werden die Dateien in einem anderen Ordner abgelegt und hier entfernt. Dateiname: Stichwort‑Datum‑Status Beispiel: lb_s10_aufgabe1‑2020‑05‑12‑angefangen.odt |
| material: | In diesem Ordner werden alle vom Fachlehrer bereitgestellten
Dateien als Original sowie die eigenen Werke gesammelt. Dateiname: Dokumentart‑Stichwort‑Datum Beispiel: ab‑cpu8085a‑2020‑05‑17.pdf (ab: Arbeitsblatt) |
| temp: | Hier befinden sich alle Dateien, die nicht wirklich aufgehoben werden sollen. Dieser Ordner wird nicht archiviert. |